Pouvez-vous envoyer des factures par mail ?

Publié par
Isabelle Eygenraam

En tant qu’entrepreneur, vous attachez une grande importance à l’efficacité. Vous préférez envoyer vos factures par mail. Vous économisez ainsi du papier, de l’encre et des timbres. Vous pouvez digitaliser et automatiser votre processus de facturation. Vous pouvez personnaliser vos factures sans difficulté et les envoyer plus rapidement à la bonne personne. Rien que des avantages. Mais est-il vraiment légal d’envoyer des factures par mail ? Et n’est-il pas plus sûr de conserver la version papier ? Allons droit au but : depuis le 1er janvier 2013, une facture électronique équivaut à une facture papier au regard de la loi belge. Vous devez toutefois tenir compte de plusieurs aspects.

Accord écrit : pas obligatoire, mais conseillé

Bien qu’il soit légalement impossible d’obliger un client à signer un document dans lequel il stipule qu’il accepte les factures digitales, il est souhaitable de proposer ce type d’accord dans tous les cas. Si votre client a explicitement donné son accord pour passer à la facturation électronique avant que vous ayez envoyé le premier mail, vous bénéficiez d’une garantie supplémentaire.

Attention aux adresses inexistantes

Rien de moins agréable que d’envoyer un mail à quelqu’un avec qui vous n’avez plus été en contact depuis longtemps et de recevoir un message d’erreur parce que l’adresse n’existe plus. C’est d’autant plus problématique lorsqu’une facture était annexée au mail. Si vous avez décidé de passer à la facturation électronique, mieux vaut lier votre système de facturation électronique à une banque de données clients à jour.

Envoyer des factures par mail : optez pour le format PDF

Une fois la facture digitale envoyée, aucune modification ne peut lui être apportée - surtout pas par le client. N’envoyez donc jamais de fichiers dans un format facile à modifier comme Word ou Excel, mais convertissez vos factures au format PDF. Il existe de nombreux systèmes logiciels (gratuits) conçus pour convertir votre facture en un fichier PDF.

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