Une check-list pratique pour vos événements d’entreprise

Publié par
Stéphanie Etienne

L’organisation d’un événement d’entreprise est tout sauf facile. Succès garanti avec notre guide pratique !

Imaginons que vous souhaitiez organiser un événement dans votre entreprise. La première question qui se pose est : pour quoi faire ? Voulez-vous mettre à l’honneur vos collaborateurs, lancer un nouveau produit ou autre chose encore ? Avez-vous une réponse en tête ? Non ? Alors, faites confiance à Valérie Thielemans, notre event manager chevronnée Orange. Dans cet article, elle vous dévoile ses meilleurs conseils pour vous aider à travers les différentes étapes qui font d’un événement d’entreprise un succès !

Par où commencer avant d’organiser votre événement ?

Valérie : « Dès que vous avez choisi le type d’événement que vous souhaitez organiser, associez-y plusieurs objectifs intelligents. Vos objectifs doivent en effet être SMART, c’est-à-dire spécifiques, mesurables, acceptables, réalistes et temporellement définis. Par exemple : déterminez le nombre de personnes que vous souhaitez inviter ou la quantité de produits que vous voulez vendre. Après votre événement, évaluez la façon dont vous avez atteint vos objectifs, afin de pouvoir faire encore mieux la prochaine fois ! »

 

Conseil de Valérie no 1 :

« Aujourd’hui, tout tourne autour de l’expérience que l’on veut créer, et pour cela, ni un DJ ni quelques amuse-gueules suffiront. Faites la différence en mettant en scène dans les moindres détails l’ambiance de votre événement. Ne négligez donc pas cette étape ! »

Déterminer les personnes pour qui vous organisez cet événement : un passage obligé ?

Valérie : « Évidemment ! Quand vous avez répondu aux deux premières questions, à savoir le pourquoi et le comment, vous pouvez choisir le groupe cible. Celui-ci doit avant tout cadrer avec vos objectifs. Trois éléments importants à prendre en compte :

  • Est-ce un événement interne ou externe ?
  • Qu’est-ce qui est intéressant pour votre groupe cible ?
  • Qu’attendez-vous d’eux ? »

 

Conseil de Valérie no 2 :

« Réfléchissez à l’importance que revêt chaque visiteur pour vous. Cela peut vous aider à déterminer votre groupe cible. »

Comment éviter les dépenses budgétaires inattendues ?

Valérie : « Avant de vous lancer, fixez un budget réaliste que vous pouvez libérer pour votre événement. Pour éviter toute mauvaise surprise, partez du budget total. Répartissez-le en enveloppes que vous attribuez à vos différents postes (avec les quantités dont vous avez besoin et le prix attendu). Prévoyez également de la marge pour combler l’éventuel écart avec le prix final. Bien sûr, vous pouvez toujours chercher un budget supplémentaire ou des sponsors. Vous pouvez aussi procéder en sens inverse et déterminer le budget que vous souhaitez débourser par personne.

 

 

Conseil de Valérie no 3 :

« Tenez compte du fait qu’une partie des invités ne se présentera pas et prévoyez toujours entre 10 et 15 % de votre budget pour faire face aux contretemps. »

Et après, on passe aux choses pratiques : le choix d’une date et d’un lieu ?

Valérie : « C’est bien ça, mais pas sans faire quelques recherches préalables. Avant de choisir une date, vérifiez si d’autres événements pourraient faire concurrence au vôtre. Évitez en général les vendredis et les samedis et optez plutôt pour un jeudi. Le lieu doit surtout être parfaitement adapté à vos objectifs et à votre budget. Prévoyez dans tous les cas un parking suffisamment grand. Déterminez si vous prévoyez un traiteur et examinez comment garantir la sécurité de votre événement. »

Quelle communication pour votre événement ?

Valérie : « Une fois que l’aspect pratique est organisé, il est temps d’assurer la promotion de votre événement d’entreprise. Utilisez des canaux qui vous permettront de toucher au maximum vos groupes cibles. Faites jouer vos réseaux sociaux efficacement en partageant des contenus pertinents, demandez aux invités de confirmer pour avoir une meilleure idée du nombre de personnes présentes et tenez-vous toujours à disposition pour répondre aux questions. »

 

Conseil de Valérie no 4 :

« Assurez-vous les services d’un bureau de communication pour avoir la certitude d’atteindre votre public cible. Même si vous voulez économiser sur tous vos autres postes, la communication doit se faire de manière professionnelle. »

Comment gérer parfaitement le déroulement d’un événement ?

Valérie : « Pour tout mener à bien le jour même, il vous faut absolument une feuille de route et une équipe. Dressez la liste de toutes les choses qui doivent être faites et des personnes qui prendront en charge ces tâches. Plus vous pourrez faire intervenir de personnes, mieux ce sera. Avant que les invités arrivent, prévoyez un briefing et une répétition générale. Conseil en or : n’oubliez pas une signalisation claire. Et maintenant… amusez-vous !

 

Conseil de Valérie no 5 :

« Besoin d’inspiration ? Vous trouverez de nombreux exemples chez l’agence événementielle MeetMarcel. Si vous avez le budget nécessaire, vous pouvez également faire appel à eux. »

 

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