Laat je inspireren door unliiimited cadeaus voor de feestdagen

Inspirez-vous de nos cadeaux illimitééés pour les fêtes

Administratie efficiënt opzetten vanaf het prille begin: zó pak je het aan

Geschreven door
Isabelle Eygenraam

Als kersvers ondernemer komt er veel ineens op je af. Een zaak oprichten is immers vaak synoniem voor administratieve rompslomp. Toch zijn er manieren om je administratie vanaf het prille begin op orde te krijgen. Tips om het paperassenwerk meteen efficiënt aan te pakken.

1. Cijferfetisjist of Excelhater?

Als ondernemer ontkom je niet aan de administratieve kant van je zaak – meer bepaald is het opzetten en bijhouden van een boekhouding onontbeerlijk en zelfs verplicht voor de fiscus. Dus stelt zich de vraag: hoe ver reikt jouw affiniteit met cijfers, balansen en spreadsheets? Loop je het liefst zo ver mogelijk weg van die map waarin je je btw-bonnetjes bewaart? Of word je enthousiast van een Excelsheet waarin je inkomsten en uitgaven in de juiste kleurtjes en met accurate formules worden weergegeven? In het eerste geval begin je maar beter nú al een ervaren boekhouder te zoeken. In het tweede geval houdt niets je natuurlijk tegen om het administratieve luik van jouw (eenmans)zaak volledig op jou te nemen.

2. Administratie opzetten = op tijd beginnen

Hou er rekening mee dat je vaak al flink wat kosten maakt vóór je je zaak hebt opgestart. Je koopt een nieuwe laptop, richt je thuiskantoor in, huurt een winkelpand of legt een stockvoorraad aan … Aankopen genoeg om naderhand als werkkosten aan te geven, toch? Hou alle bonnen en facturen netjes bij, zodat je die kosten ook effectief kunt aangeven zodra je zaak is opgestart en je als ondernemer actief bent. Je boekhouder zal je dankbaar zijn, en je financiën varen er eveneens wel bij.

3. Behoud het overzicht

We moeten er geen doekjes om winden: geld is de basis van élk bedrijf. Als hoofd van je eigen onderneming behoud je dus maar best het overzicht van alle inkomsten en uitgaven – de balans tussen die twee bepaalt immers of je winst maakt of niet. Om dat efficiënt te doen kun je met Excelsheets werken, maar er bestaan ook handige boekhoudprogramma’s waarin je je ‘checks and balances’ overzichtelijk kunt bijhouden. Wanneer je zaak groter wordt en je klantenbestand groeit, kun je overschakelen naar een uitgebreid CRM-systeem waarin je je complete administratie kunt opzetten en beheren.

4. Verlies de mensen niet uit het oog

Geld en administratie zijn natuurlijk niet de enige pijlers van een onderneming, en gelukkig maar. Een bloeiende zaak heeft die bloei doorgaans te danken aan de mensen die zich er dag in, dag uit met hart en ziel voor inzetten. Staar je dus niet blind op de cijfertjes en zorg ervoor dat je het contact met je klanten – en je werknemers, als je die hebt – niet verwaarloost. Er is een regel die zegt dat iedere zaakvoerder minstens 25 procent van de tijd aan klantencontacten dient te besteden, om de voeling met ‘de markt’ niet te verliezen. Klinkt logisch en dat is het ook: hoe anders blijf je op de hoogte van wat jouw klanten nu écht willen?

Blijf op de hoogte

Schrijf je in en krijg de laatste nieuwtjes in je inbox.