Een handige checklist voor bedrijfsevents

Geschreven door
Stéphanie Etienne

Een bedrijfsevenement organiseren is geen sinecure. Maar met ons handig stappenplan wordt het gegarandeerd een succes!

Stel: je wilt met je bedrijf een evenement organiseren. Dan is de eerste vraag die je moet beantwoorden waarom je dat wilt. Wil je je medewerkers in de bloemetjes zetten, een nieuw product feestelijk lanceren, of nog wat anders? Heb je het antwoord in je achterhoofd? Maak dan slim gebruik van de ervaring van Valérie Thielemans, event manager bij Orange. Zij loodst je met haar gouden tips graag door de verschillende stappen om van jouw bedrijfsevent een succes te maken!

Wat is de eerste stap vóór je een event opstart?

Valérie: “Zodra je weet welke type evenement je wilt, koppel je er een aantal slimme doelstellingen aan. Letterlijk, want je doelstellingen moeten SMART zijn, ofwel: specifiek, meetbaar, acceptabel, realistisch en tijdgebonden. Bijvoorbeeld: bepaal het aantal mensen dat je wilt uitnodigen of hoeveel producten je wilt verkopen. Na je event evalueer je hoe goed je die doelstellingen behaalde, zodat je het een volgende keer nog beter kunt doen!”

 

Valérie’s Tip 1:

“Alles draait tegenwoordig om de ervaring die je wilt meegeven, en daarvoor zijn een dj en wat hapjes niet voldoende. Je maakt het verschil door het verhaal achter jouw event tot in de details weer te geven. Sla deze stap dus zeker niet over!”

Is het ook belangrijk om te bepalen voor wie je het event organiseert?       

Valérie: “Jazeker! Wanneer je het hoe en waarom van je event beantwoord hebt, kun je de doelgroep kiezen. In de eerste plaats zou die moeten aansluiten bij je doelstellingen. Daarbij zijn er drie belangrijke checks:

  • Wordt het een intern of een extern evenement?
  • Wat is er interessant voor je doelgroep?
  • Wat verwacht je van hen?”

 

Valérie’s Tip 2:

 “Bepaal hoeveel elke bezoeker je waard is. Dat kan je helpen om de doelgroep nader te bepalen.”

Hoe vermijd je onverwachte budgettaire uitschuivers?

Valérie: “Bepaal voor je start een realistisch budget dat je voor je event kunt vrijmaken. Om onaangename verassingen te voorkomen, vertrek je vanuit dat totaalbudget. Dat verdeel je dan in deelbedragen die je toewijst aan je verschillende kostenposten (met de hoeveelheden die je van alles nodig hebt en de verwachte kostprijs). Voorzie later ook ruimte om te vergelijken hoe dicht je bij de uiteindelijke kostprijs zat. Natuurlijk kun je altijd op zoek gaan naar extra budget of sponsors. Je kunt ook andersom te werk gaan en bepalen welk budget je per persoon wilt uitgeven.”

 

Valérie’s Tip 3:

“Hou er rekening mee dat een deel van de gasten niet zal komen opdagen en voorzie steeds zo’n 10 à 15% van je budget om onverwachte tegenslagen op te vangen.”

Dan over naar de praktische zaken, zoals een datum en locatie prikken?

Valérie: “Klopt, maar eerst wat research. Handig is om, voordat je een datum kiest, wat onderzoek te doen naar andere evenementen die zouden kunnen concurreren met jouw evenement. Vrijdagen en zaterdagen zijn meestal geen goed idee, donderdagen wel. De locatie moet vooral perfect passen bij je doelstellingen en je budget. Voorzie in elk geval voldoende parkeermogelijkheid. Bepaal nu ook of je catering voorziet en onderzoek hoe jij de veiligheid op je event kunt garanderen.”

Hoe pak je de communicatie van je event aan?

Valérie: “Wanneer alle praktische aspecten vastliggen, is het hoog tijd om je bedrijfsevent te promoten. Gebruik de kanalen waarmee je je doelgroepen het beste bereikt, zet je sociale media efficiënt in door relevante content te delen, vraag gasten om te bevestigen om een beter zicht te krijgen op de opkomst en wees altijd beschikbaar voor vragen.”

 

Valérie’s Tip 4:

“Schakel de hulp in van een communicatiebureau om er zeker van te zijn dat je je publiek bereikt. Zelfs als je op al je andere posten wilt besparen, moet de communicatie professioneel gebeuren.”

Hoe laat je een groots event nu vlekkeloos verlopen?

Valérie: “Om alles op de dag zelf in goede banen te leiden, is een draaiboek én een team onmisbaar. Lijst op wat er moet gebeuren en wie welke taak op zich kan nemen. Hoe meer stakeholders je hierin kunt laten meedraaien, hoe beter. Voor de gasten aankomen, voorzie je een briefing en een dry-run. Gouden tip: zorg voor duidelijke signalisatie. En dan… genieten geblazen!”

 

Valérie’s Tip 5:

“Inspiratie nodig? Bij evenementenbureau MeetMarcel vind je heel wat voorbeelden. Als je voldoende budget hebt, kun je hen ook inschakelen.”

Blijf op de hoogte

Schrijf je in en krijg de laatste nieuwtjes in je inbox.