Laat je inspireren door unliiimited cadeaus voor de feestdagen

Inspirez-vous de nos cadeaux illimitééés pour les fêtes

Mag je facturen per e-mail versturen?

Geschreven door
Isabelle Eygenraam

Als ondernemer hecht je veel belang aan efficiëntie. Je facturen verstuur je dan ook het liefst per e-mail. Je bespaart zo op papier, inkt en postzegels; je kunt je facturatieproces digitaliseren en automatiseren; je kunt je facturen moeiteloos personaliseren en sneller bij de juiste persoon doen belanden. Niets dan voordelen dus. Maar is het eigenlijk wel legaal om facturen per e-mail te versturen? En is het sowieso niet veiliger om tóch voor de papieren varianten te kiezen? Laat ons meteen met de deur in huis vallen: sinds 1 januari 2013 zijn elektronische en papieren facturen gelijk voor de Belgische wet. Toch moet je rekening houden met een aantal zaken.

Schriftelijk akkoord: niet verplicht, wél aan te raden

Hoewel het wettelijk niet mogelijk is om een klant te verplichten een document te ondertekenen waarin hij groen licht geeft voor digitale facturen, is het een goed idee om zo’n overeenkomst in elk geval wel voor te stellen. Als je klant expliciet zijn akkoord heeft gegeven voor e-facturatie voordat je de eerste e-mail verzendt, speel je extra op veilig.

Pas op voor onbestaande adressen

Een e-mail verzenden naar iemand waar je lang geen contact meer mee hebt gehad en een foutmelding krijgen omdat het adres niet meer bestaat: leuk is anders. Helemaal problematisch wordt het als er ook nog eens een factuur in bijlage zat. Als je besloten hebt om naar e-facturatie over te stappen, is het dan ook geen overbodige luxe om je elektronische facturatiesysteem te verbinden aan een up-to-date klantendatabank.

Facturen per e-mail versturen: kies voor PDF

Aan een digitale factuur mag niets meer worden gewijzigd zodra ze verzonden is – toch zeker niet door de klant. Stuur daarom nooit bestanden door in makkelijk aan te passen formats als Word of Excel, maar zet je facturen om naar PDF. Er zijn tal van (gratis) softwaresystemen op de markt die je factuur meteen omtoveren tot een PDF-bestand.

Blijf op de hoogte

Schrijf je in en krijg de laatste nieuwtjes in je inbox.